Muchas de las empresas medianas (entre 50 millones y 500 millones de euros de facturación) tienen la creencia de que las mejores herramientas para la elaboración de informes financieros, confección de presupuestos y planificación son solo para las empresas más grandes.

 

Las herramientas de análisis y planificación financiera (FP&A) existen para las empresas medianas y pueden proporcionar una ventaja competitiva significativa al acelerar drásticamente procesos como la elaboración de presupuestos, el análisis, la planificación y la generación de informes y, al mismo tiempo, reducir errores y omisiones. El software FP&A hace esto automatizando y consolidando diversos flujos de datos corporativos (financieros, operativos, de ventas, etc.) en todos los departamentos. Como resultado, los datos se vuelven útiles en lugar de ser un recurso abrumador que se recopila pero apenas se utiliza.

 

Pero la mayoría de las empresas medianas siguen utilizando sistemas basados ​​en hojas de cálculo, propensos a errores y que consumen mucho tiempo para la elaboración de presupuestos, la planificación y las consolidaciones financieras, ya que creen que no tienen el tiempo ni los recursos para implementar herramientas de gestión digital que les permitan ejecutar mejor sus respectivos negocios. La explicación más común es: “nuestra gente de finanzas está demasiado ocupada administrando nuestro negocio para adoptar un nuevo sistema”. Mientras tanto, estos profesionales financieros altamente capacitados sirven como poco más que personal administrativo de ingreso de datos, pasando incontables horas ingresando y reingresando datos y fórmulas, o copiando y pegando entre celdas y hojas de trabajo.

 

De hecho, la automatización de estos procesos liberaría a los profesionales financieros de lo que es un trabajo esencialmente tedioso, dándoles tiempo para realizar análisis de datos útiles, para comprender qué partes de la empresa son rentables,y valorar dónde la empresa debería invertir recursos para maximizar la rentabilidad, y qué procesos dificultan o favorecen la productividad. Una vez el Departamento de Finanzas empieza a hacer estas tareas, pasan de ser las personas que informan lo que ha sucedido en el pasado, a convertirse en los creadores de valor de la compañía; un departamento capaz de informar a la dirección estratégica.

 

Consideremos los reports mensuales de la mayoría de las empresas medianas. Finanzas importa datos de todos los departamentos. Obtener los datos es una tarea de ida y vuelta que requiere mucho tiempo y, a menudo, requiere múltiples solicitudes y conversaciones. Luego deben copiar y pegar, o volver a teclear, los datos en hojas de cálculo, un proceso que casi garantiza la introducción de errores. A continuación, intentan formatear los datos de forma coherente y vincularlos a través de libros de trabajo de hojas de cálculo. Es un proceso que consume fácilmente entre cinco y diez días de largas horas, que automatizado con un software de FP&A se puede hacer en un par de horas.

 

Una vez liberados de la recopilación y consolidación de datos, el departamento de Finanzas puede dedicar mucho más tiempo a actividades de valor añadido, como ejecutar varios escenarios hipotéticos. “¿Qué pasa si trasladamos recursos del departamento X al departamento Y? ¿Y si nos dedicamos a la venta directa en lugar de a la venta por canal? ¿Qué pasa si reducimos los costes de telecomunicaciones en un 8%? Etc.”

 

Del mismo modo, los procesos de planificación y presupuestación anuales son una pesadilla para la mayoría de los departamentos financieros del mercado medio, ya que a menudo tienen que dedicar noches y fines de semana en la oficina. No es raro que el equipo de Finanzas dedique meses al proceso del presupuestación anual. Esto incluye diseñar y preparar hojas de cálculo, enviarlas a los gerentes departamentales, recordarles cuándo vencen las cifras presupuestarias, recibir las hojas de cálculo, copiar datos entre hojas de cálculo, validar los números agregados, sincronizar formatos de hojas de cálculo, enviar informes a gerencia y posiblemente repetir muchas de estas tareas en diferentes escenarios. En muchos casos, para cuando se finaliza el presupuesto, no ha habido tiempo disponible para saber si los planes son creíbles.

 

Por el contrario, muchas empresas que han adoptado el software de Cofi de FP&A informan que pueden reducir un proceso presupuestario de tres meses a tres semanas. Además de los claros beneficios del ahorro de tiempo, el proceso mejorado da como resultado un presupuesto más preciso que se vincula con los objetivos estratégicos de la empresa. Permite una mejor validación de los recursos presupuestados, y ganar tiempo para determinar mejor si hay costes excesivos que se podrían recortar.

 

Para presupuestar adecuadamente, ya sea anual, trimestral o rolling de 12 meses; los equipos de finanzas del las empresas del mid-market necesitan un análisis profundo de métricas confiables. También necesitan tiempo e información para examinar varios de escenarios. Pero la mayoría continúa corriendo en una cinta de correr de bajo valor, incapaz de darse cuenta de los posibles beneficios de los datos que pasan por el Departamento de Finanzas debido a la explicación ilógica de que Finanzas no tiene tiempo para hacer las cosas mejor.

 

Las grandes empresas tienen los recursos para implementar grandes sistemas de planificación de recursos empresariales, pero el mercado medio necesita un tipo diferente de herramienta que no solo sea fácil de usar, sino que también agregue valor de inmediato, sin necesidad de contratar una consultoría para la implantación y mantenimiento. Con un software de FP&A adecuado que automatiza los procesos de bajo valor añadido, los equipos de gestión del mercado medio pueden dedicar más tiempo a utilizar sus habilidades analíticas a generar información sobre múltiples variables. Las tendencias y variaciones son más fáciles de detectar cuando los datos están actualizados, completos y fácilmente disponibles, lo que brinda a gerencia la oportunidad de tomar mejores decisiones.