El Excel se ha hecho un lugar en la historia, es sin lugar a dudas uno de los software empresariales más utilizados de todos los tiempos. Se han vendido más de mil millones de copias de Microsoft Excel desde su lanzamiento en 1987; desde entonces, ha ayudado a miles de empresas en tareas de análisis de datos o contabilidad entre muchas otras. No es ninguna sorpresa, ya que las hojas de cálculo de Excel son ideales para pequeñas tareas de datos. Pero la historia no es la misma cuando se utilizan para realizar actividades de análisis y planificación multidimensionales más complejas en conjuntos de datos más grandes.

Existen numerosos ejemplos de pérdidas significativas causadas por errores manuales en fórmulas basadas en Excels, cálculos o manipulación de datos, que podrían haberse evitado utilizando una solución más sólida (y apropiada). A pesar de esto, muchas compañías todavía utilizan el excel para transformar y analizar datos. Siendo esto así, os compartimos algunos de los motivos por los que utilizar Excel en áreas clave para el negocio, como las finanzas, no es buena idea. 

Por qué las hojas de cálculo no son apropiadas para actividades complejas de planificación y análisis

Uno de los ejemplos más recientes de errores en las hojas de cálculo de Excel proviene del subregistro de números de casos de COVID-19 en el Reino Unido. La administración Public Health England utilizó el antiguo formato de archivo XLS, en lugar de XLSX. Esto hizo que cuando se recopilaban datos de casos de varias agencias de pruebas COVID, se excedía la capacidad de filas del formato de hoja de cálculo XLS. Esto dio lugar a que casi 16.000 casos se eliminaran de los resultados y no se informaran en el transcurso de una semana, lo que distorsionó muchos otros análisis y dio una imagen errónea de la situación.

Esta es solo una historia de muchas. Al revisar los archivos de noticias podemos encontrar muchas historias sobre empresas que han perdido millones, o incluso miles de millones, en pérdidas de ingresos, aumentos de gastos o multas como resultado de errores basados ​​en hojas de cálculo. La razón es que el Excel simplemente no está diseñado para administrar tareas de análisis y planificación colaborativas complejas, por varias razones:

Las hojas de cálculo dependen en gran medida de la participación humana

Sin lugar a dudas, la naturaleza manual de las hojas de cálculo de Excel es la mayor fuente de errores y retrasos. En un proceso de análisis o planificación basado en hojas de cálculo, los datos deben ingresarse, importarse, combinarse o manipularse manualmente. Durante estas actividades, incluso los trabajadores más diligentes pueden cometer errores, que luego se integran en todas las iteraciones futuras del archivo. Una fórmula falsa, la colocación de un punto decimal o un cambio en una fila pueden pasar fácilmente desapercibidos, lo que tiene un impacto significativo en una multitud de otros procesos y también en la toma de decisiones finales con datos erróneos. La toma de decisiones también se ralentiza, ya que los usuarios a menudo deben esperar a que se recopilen y compilen los datos antes de poder utilizarlos para proporcionar algún tipo de información.

Las hojas de cálculo carecen de precisión, control y seguridad

Vinculado estrechamente al punto anterior, las hojas de cálculo no son fáciles de controlar. Sí, se pueden aplicar reglas de validación o restricciones para editar ciertos campos, pero no hay nada que impida que las personas eliminen o sobrescriban información en las celdas a las que tienen acceso. No se realiza un seguimiento de las ediciones, lo que significa que no hay un registro de auditoría de quién cambió qué, ya sea accidentalmente o, en el peor de los casos, de forma maliciosa. Las hojas se pueden proteger con contraseña, pero estas contraseñas se pueden filtrar o compartir fácilmente, lo que permite que todos los que la reciban accedan a los datos contenidos en la hoja de cálculo, lo que presenta riesgos de seguridad potencialmente graves. Cuando se trata de análisis o planes críticos para el negocio a gran escala, este no es un enfoque viable.

Las hojas de cálculo no son escalables

El formato de hoja de cálculo de Excel más reciente (XLSX) puede manejar poco más de un millón de filas de datos. Pero con los almacenes de datos actuales que contienen varios terabytes o incluso petabytes de datos, es obvio que las hojas de cálculo no están equipadas para manejar estos enormes volúmenes de datos. Una gran cadena de supermercados, por ejemplo, puede generar miles de millones de registros cada día relacionados con transacciones individuales, que son imposibles de combinar y analizar de manera efectiva en una hoja de cálculo. Con esta cantidad de datos a mano, las organizaciones necesitan una solución más sólida que pueda escalar para proporcionar información estratégica a partir de la montaña de datos generados por la empresa.

Las hojas de cálculo son estáticas y carecen de profundidad

Los datos ingresados ​​en una hoja de cálculo de presupuesto de Excel, por ejemplo, son los únicos datos que están disponibles para análisis o planificación. Si se requiere información subyacente o de respaldo, se debe agregar al archivo para que sea utilizable. Esto hace que los análisis detallados de datos entre departamentos sean extremadamente difíciles de lograr sin una cantidad significativa de trabajo manual y que requiere mucho tiempo para crear un archivo maestro. El riesgo de errores al transponer o importar datos aquí es alto, lo que termina en resultados engañosos para consultas o planes analíticos. Los usuarios o gerentes con una consulta relacionada con un gráfico o tabla generada en una hoja de cálculo a menudo tendrán que buscar en otro lugar para responderla, lo que ralentiza aún más el proceso de toma de decisiones. Los datos también permanecen estáticos hasta que se actualizan manualmente, lo que significa que pronto se vuelven obsoletos, junto con los análisis relacionados.

Las hojas de cálculo son engorrosas

En cuanto al tema de la velocidad, las hojas de cálculo de Excel carecen de la rapidez necesaria para ofrecer información empresarial oportuna. Una vez que el volumen de datos en una hoja de cálculo comienza a aumentar, comienza a ser lento para abrir, y cuando los volúmenes se acercan a la capacidad máxima, hay retrasos en cada operación analítica o aplicación de una fórmula o macro. Los retrasos breves se vuelven frustrantes para los usuarios, y varios usuarios se suman a una cantidad significativa de tiempo perdido y a un retraso en el suministro de información en tiempo real necesaria para tomar una decisión rápida.

La mejor alternativa a las hojas de cálculo de Excel para análisis y planificación

Hemos analizado por qué las hojas de cálculo no son adecuadas para los requisitos de planificación y análisis empresariales modernos, pero ¿qué debería utilizar tu compañía en su lugar? La respuesta es una herramienta de análisis y planificación empresarial integrada que combina automáticamente datos de toda la organización con la capacidad de planificar, analizar y pronosticar en tiempo real.

Con la incertidumbre que presenta el mercado actual, ahora es realmente el momento de que las empresas dejen de cometer los mismos errores y actualicen su enfoque basado en hojas de cálculo.