Muchas veces solemos confundir los términos ingresos y gastos con los conceptos de cobros y pagos. Las cuatro partidas están relacionadas directamente a nuestro cash flow y confundirla puede perjudicar nuestra planificación de flujos futuros. A continuación describimos el significado de cada término y cómo pueden afectar a nuestro flujo de efectivo.

Los ingresos y gastos son transacciones de tipo económico y hacen referencia a las obligaciones o derechos de tu empresa frente a terceros. El documento más utilizado son las facturas, que aplica para ambos términos. 

Por otro lado, las transacciones de tipo financiero hacen referencia a la ejecución de un pago o de un cobro, que normalmente se realizan mediante una transferencia o pago en metálico. 

Imaginemos que vendemos a un cliente una máquina el día 1 de junio y ese mismo día le hacemos una factura de ingreso (hecho económico). Si le has dado 30 días para pagar, el día 1 de julio este cliente te hará una transferencia por el importe de la factura y tú recibirás el cobro de esta (hecho financiero).

Vamos a ver cómo afectan el hecho económico y el financiero al flujo de caja: 

 

Ingresos

Todo propietario de un negocio comprende la importancia de un flujo constante de ingresos en un negocio. Probablemente el mayor desafío al que se enfrentan los propietarios de las empresas a día de hoy es la caída de los ingresos causados por el Coronavirus. Como resultado, la monitorización detallada de los ingresos es más importante que nunca. Seguir este número diariamente, semanalmente, mensualmente, trimestralmente y anualmente es de vital importancia para poder hacer escenarios y pronósticos sobre qué esperar.

Aunque pronosticar en medio de nuestra actual crisis económica y de salud se ha vuelto mucho más difícil, es más importante que nunca hacer un seguimiento preciso de tus ingresos. Afortunadamente, es una métrica bastante fácil de rastrear. 

Además de los ingresos por ventas podemos tener también ingresos financieros. Si vamos a tener ingresos financieros es importante poder ver cuándo entrarán y el importe de los mismos. Muy importante en aquellos negocios intensivos en capital de circulante, donde un aumento de ventas nos puede dejar sin caja. 

Nota: Tus ingresos son increíblemente importantes para un prestamista potencial. Es una de las métricas que utilizan para determinar si tu empresa tiene la capacidad de pagar deuda o no.

 

Gastos

Entender tus gastos es entender lo que te cuesta hacer negocios. Si no estás seguro, tu software de contabilidad, tu gestor o Cofi te pueden ayudar a clasificar tus gastos. Por ejemplo, algunos costes están relacionados con cuánto cuesta producir tu producto o servicio, mientras que otros costes representan costes fijos como los asociados con el alquiler de un local. En este sentido existen cinco categorías de gastos que son comunes para la gran mayoría de negocios, lógicamente, para cada negocio unas categorías son más importantes que otras: 

  • Gastos operacionales (Opex, Operational Expenditures): Alquiler, suministros generales, agua, gas…
  • Gastos de capital (Capex, Capital Expenditures): Compra de maquinaria, equipos…
  • Gastos de personal: Nóminas, seguridad social, IRPF…
  • Gastos de compras (Cogs, Cost of Goods Sold): Para una frutería por ejemplo sería lo que le ha costado comprar la materia prima.
  • Gastos financieros: Los costes asociados a la financiación que he recibido. Esto incluye pago de intereses y del principal. 

En función del negocio se pueden restar o sumar categorías pero es importante conocer a qué categoría pertenece cada uno de los costes ya que en el tiempo, fluctúa y se correlaciona de forma diferente. Lógicamente, la diferencia entre los costes y los ingresos determina si el negocio es rentable o no.

En situaciones económicas como está, la gestión de gastos, incluso los gastos de microgestión, son de importancia crítica. Normalmente, seguiríamos medir cada gasto con preguntas como “¿Este gasto me ayuda a generar más ROI?” o “¿Este gasto agrega valor a mi negocio?” Hoy, también creemos que deberíamos preguntarnos: “¿Este gasto me ayudará a no cerrar la persiana?” 

Debido a que tu objetivo principal es administrar los gastos para proteger el flujo de caja, hay que considerar el papel que pueden desempeñar tus proveedores. Ninguno de tus proveedores quiere que cierres tus puertas tampoco, así que ahora es el momento de negociar con ellos para obtener mejores condiciones de pago. 

 

Cobros

Si ofreces a tus clientes condiciones de crédito para pagar los productos o servicios que compran, ¿pagan siempre a tiempo? Por ejemplo, si ofreces plazos de 30 días, ¿ocurre que tarden 45 o 60 días en pagar sus facturas?

Cada negocio es diferente, pero cuando hay retrasos en los pagos esto afecta directamente al margen y se puede llegar incluso a quedarse sin. Además, en la mayoría de situaciones, cuanto más días tardan en pagar más suele costar cobrar luego. Esto nos puede llevar a pensar que existen dos opciones, o subir precios o dejar de vender a aquellos que pagan tarde. Pero ninguna de estas opciones suelen ser muy atractivas. 

Asegurarse de que tus clientes paguen las facturas a tiempo puede ser una tarea tediosa pero a la vez muy importante. Hacer una buena gestión de cobro es muy importante para optimizar tu flujo de caja. Puedes ofrecer también descuentos para aquellos clientes que paguen temprano y eventualmente, ir cerrando la relación con aquellos clientes que no quieran pagar según lo acordado ya que pueden suponer un gran riesgo para tu flujo de caja. 

 

Pagos

Si tus proveedores te ofrecen descuentos por pagar anticipadamente y aprovechas la oportunidad, puedes reducir los costes de los bienes o servicios que ofreces. Hay muchas empresas que pueden ahorrar una cantidad importante de dinero de esta forma.

Si tienes un proveedor que no quiere extender sus condiciones de pago como mencionamos anteriormente, tal vez le te pueda ofrecer un descuento por pago anticipado: 10 días, 20 días, etc. El descuento de una factura puede tener mucho sentido dependiendo de la situación del cash flow.