Una pequeña empresa puede sobrevivir un tiempo sorprendentemente largo sin presentar beneficios pero cierra el día que no puede cumplir con un pago crítico. La liquidez es la sangre vital de cualquier PYME, lo que hace que el flujo de caja sea más importante que la magnitud de las ganancias o el retorno de la inversión. Pero, ¿qué es exactamente el flujo de caja? El flujo de caja o flujo de efectivo, también conocido como cashflow en inglés, es la diferencia en el cantidad de dinero disponible al comienzo de un período, referido en términos contables como saldo inicial, y la cantidad al final de ese período, denominado saldo final. Las entradas de efectivo resultan de la venta de bienes o servicios. Las salidas de efectivo son el resultado de pagos que corresponden por ejemplo a materias primas, transporte, mano de obra y energía.

La diferencia entre los dos es el flujo de caja neto. Una posición de flujo de caja saludable y consistente crea liquidez para la PYME. Esto permite a la PYME mantener sus operaciones, lo que resulta en la generación de mayores ganancias. Las ganancias permiten la reinversión que impulsa el crecimiento. Este ciclo de vida hace que mantener la liquidez sea la prioridad de cualquier gerente de una PYME. El flujo de caja es de vital importancia para la salud de todas las empresas, especialmente las PYME. Una PYME puede continuar comerciando a corto plazo, incluso si está teniendo pérdidas, al retrasar los pagos de los acreedores, pero ninguna pequeña empresa puede sobrevivir mucho tiempo sin suficiente efectivo para satisfacer sus necesidades inmediatas.

Independientemente del tamaño de la PYME o de la industria en la que se encuentre, hay algo común y relevante para todas las PYMsE: si sus gastos exceden su efectivo, entonces tiene un problema de flujo de efectivo. Demasiadas PYMEs luchan por gestionar y mantener adecuadamente el flujo de caja positivo. Un estudio reciente de U.S.Bank descubrió que el 82% del tiempo, la mala gestión del flujo de efectivo o la mala comprensión del flujo de efectivo contribuyeron al fracaso de una pequeña empresa.

Con un flujo de caja negativo, la empresa recibe menos efectivo de lo que gasta, lo que hace que tenga que pagar facturas inmediatas. Esto puede hacer que la PYME tenga que pedir prestado dinero para cubrir el déficit. Sin embargo, los proveedores financieros tradicionales, como los bancos, no tienen la capacidad o la voluntad de prestar a las PYME debido a la infraestructura tecnológica inadecuada y a los requisitos de capital regulatorio más altos que reducen el apetito por el riesgo. Exprimidos por el entorno de bajas tasas de interés, los bancos europeos y estadounidenses en particular, continúan reduciendo los préstamos a las PYME más pequeñas y aumentando las tasas de porcentaje anual de los métodos financieros tradicionales. Como resultado, más y más PYMEs están fallando debido a la escasez de efectivo. Una consecuencia de esto es que el 51% de las nuevas empresas no sobreviven más allá de cuatro años de operación, ya que su capacidad de endeudamiento está severamente limitada.

Dichas limitaciones significan que las pequeñas empresas rara vez pueden sobrevivir a errores o juicios erróneos. Para superar los problemas que plantea la pobreza de recursos, las PYMEs deben de enfrentar el problema del flujo de caja y, a menudo, responder a fluctuaciones grandes, severas y de corto plazo en el flujo de caja. En períodos cortos, la diferencia en los ciclos de pagos puede ser significativa, lo que dificulta el seguimiento del flujo de efectivo a menos que la PYME esté bien preparada. Los salarios pueden pagarse semanalmente, quincenalmente, mensualmente y semestralmente. Los depósitos de impuestos se hacen mensualmente; algunos trimestralmente. Solo unos pocos gastos caen en el ciclo mensual uniforme representado por el estado de resultados. Además de esto, las PYMEs se enfrentan a una batalla de pagos con los deudores, y una de cada cuatro PYME enfrenta retrasos en los pagos de los clientes. Debido a esto, la gestión del flujo de efectivo es clave.

Las previsiones futuras y el análisis de costo-beneficio de los gastos deben considerarse imperativos para las operaciones de las PYMEs. Esto hará que aumente la conciencia de la PYME respecto a su flujo de caja y permitirá que la empresa invierta en nuevos productos, pague deudas y financie otras iniciativas estratégicas, permitiendo un crecimiento más sostenible. El fuerte flujo de caja también coloca a las empresas en una mejor posición para negociar condiciones financieras más atractivas con los prestamistas y mayores descuentos con los proveedores. Ya sea que una empresa esté llena de efectivo o experimente un déficit de fondos, una buena administración del efectivo es fundamental para el éxito de cada empresa.