El flujo de caja es uno de los componentes más críticos del éxito para una pequeña o mediana empresa. Sin caja, las ganancias no tienen sentido. Muchos negocios rentables en papel terminan en bancarrota porque la cantidad de dinero que ingresa no se compara con la cantidad de dinero que sale. Las empresas que no ejercen una buena gestión de la caja pueden no ser capaces de realizar las inversiones necesarias para competir, o pueden tener que pagar más para pedir dinero prestado para funcionar.

“A pesar del hecho de que el efectivo es el elemento vital de un negocio, el combustible que mantiene el motor en funcionamiento, la mayoría de los propietarios de negocios realmente no tienen control sobre su flujo de efectivo”, dice Philip Campbell, contador público certificado y ex director financiero en varias compañías y autor de Never Run Out of Cash (Grow & Succeed Publishing 2004). “La mala gestión del flujo de caja está causando más fracasos comerciales hoy que nunca”.

Diferentes estudios académicos a lo largo de los años han encontrado que los problemas de flujo de efectivo pueden ser una de las principales causas de fracaso para las empresas. Los estudiosos han descubierto a lo largo de los años que el capital insuficiente es una de las principales razones del fracaso de las pequeñas empresas, junto con la falta de experiencia, la ubicación deficiente, la gestión de inventario deficiente y la sobreinversión en activos fijos.

Las siguientes páginas ayudan a comprender qué es el flujo de caja, cómo afecta las ganancias y consejos sobre cómo mejorar su flujo de caja.

Fundamentos del flujo de caja

¿Qué es el flujo de caja? 

Básicamente es el movimiento de fondos dentro y fuera de su negocio. Debe realizar un seguimiento semanal, mensual o trimestral. Hay esencialmente dos tipos de flujos de caja:

• Flujo de caja positivo: esto ocurre cuando el flujo de caja del negocio desde ventas, cuentas por cobrar, etc. es mayor que la cantidad de dinero que sale a través de cuentas por pagar, gastos mensuales, salarios, etc.

• Flujo de efectivo negativo: esto ocurre cuando la salida de dinero es mayor que el dinero entrante. Esto generalmente significa problemas para un negocio, pero hay pasos que se pueden tomar para remediar la situación y generar o recolectar más caja mientras se mantienen o reducen los gastos.

Lograr un flujo de caja positivo no viene por casualidad. Tienes que trabajar en eso. Debes analizar y administrar tu flujo de caja para controlar de manera más efectiva el flujo de entrada y salida de caja. Se recomienda realizar un análisis de flujo de caja para asegurarse de que se tiene suficiente efectivo cada mes para cubrir las obligaciones del siguiente.

Beneficio vs flujo de caja

El beneficio no es igual al flujo de caja. No puedes simplemente mirar el estado de pérdidas y ganancias (PyG) y controlar el flujo de caja. Muchas otras cifras financieras contribuyen a factorizar su flujo de caja, incluidas las cuentas por cobrar, el inventario, las cuentas por pagar, los gastos de capital y el servicio de la deuda. La gestión inteligente del flujo de efectivo requiere un enfoque en cada uno de estos impulsores de efectivo, además de sus ganancias o pérdidas. “Existe un secreto que muy pocos propietarios de negocios han descubierto (y la comunidad contable no ha hecho un buen trabajo revelando): saber si obtuvo una ganancia (o creó una pérdida) no es lo mismo que saber qué sucedió con su caja, “Dice Campbell. “Las ganancias, según lo definido por las reglas de contabilidad, son simplemente ingresos menos gastos. Facturar a un cliente por productos o servicios que le vendió genera ingresos. En realidad, recolectar el dinero en esa factura es lo que genera caja”.

En realidad, se necesita un flujo de caja positivo para generar ganancias. Necesitas suficiente efectivo para pagar a tus empleados y proveedores para poder crear un bien o servicio. Es la venta de esos bienes o servicios lo que ayuda a generar ganancias. Pero si no tienes el dinero para hacer los bienes, no obtienes la ganancia. Por lo tanto, realmente necesitas estructurar tu negocio para tener un flujo de caja positivo si deseas que tu negocio crezca y aumente sus ganancias.

“Hacer crecer tu negocio ejerce una gran presión sobre la caja”, dice Campbell. “Casi siempre tienes que hacer inversiones y adelantar ciertos gastos antes de lograr los mayores ingresos y el flujo de efectivo que viene con un crecimiento exitoso. Tal vez quieres abrir una oficina en una nueva ciudad para poder construir el negocio allí. O, necesitas construir una nueva instalación para que tenga la capacidad de vender a clientes más grandes. Esos escenarios (y otros) requieren dinero por adelantado “.

Cómo mejorar el flujo de caja

La mayoría de los dueños de negocios ven el crecimiento como la solución a un problema de flujo de efectivo. Es por eso que a menudo logran su objetivo de hacer crecer el negocio solo para descubrir que han aumentado sus problemas de flujo de efectivo en el proceso. Planifica con anticipación el crecimiento y los desembolsos de efectivo relacionados, para que no sean una sorpresa. Se recomienda seguir los siguientes pasos prácticos para administrar mejor el flujo de caja, especialmente para el negocio en crecimiento:

       1. Planifica el flujo de caja y realice un seguimiento del efectivo durante todo el mes

Registra el saldo de las cuentas bancarias de apertura mensual y todas las entradas y salidas de efectivo anticipadas. Este tipo de presupuesto permite evaluar tu situación, examinar los riesgos y planificar problemas, como la pérdida de un cliente clave. Luego, haz seguimiento a la caja a medida que entra y sale durante todo el mes. Eso te ayudará a estar al tanto de los problemas y hacer ajustes, como retrasar los pagos discrecionales.

       2. Monitorear de cerca los estados financieros

Examina los estados financieros mensuales línea por línea para buscar banderas rojas. Presta atención a los indicadores clave de la salud del negocio, como los cambios en el margen bruto y la rotación del inventario.

       3. Busca relaciones con clientes y proveedores.

Las buenas relaciones con los clientes y los proveedores pueden ayudarte a extraer más caja. Por ejemplo, puedes convertir las ventas en dinero más rápido al ofrecer descuentos a los clientes que pagan antes. Los proveedores pueden ayudar extendiendo las condiciones de pago. Sin embargo, se necesitan dos para bailar tango. Trabaja para mejorar el servicio al cliente y asegúrate de pagar a los proveedores de manera consistente.

       4. Ponte duro con los morosos

Los empresarios deben ser conscientes en la búsqueda de facturas atrasadas. Los clientes tienen que pagar o de lo contrario solo estás financiando su negocio.

       5. Centrarse en la gestión de inventario y las ofertas de productos.

Si las ventas están bajas y la rotación del inventario se está desacelerando, debes de ser agresivo en la liquidación de existencias. Mientras lo haces, analiza tus líneas de productos para ver qué se vende y qué solo ocupa espacio. Mira a tu fuerza de ventas para ayudarlo a reducir el inventario y eliminar las líneas de productos no rentables.

       6. Usa la deuda para proteger tu circulante

Es importante evitar pagar por adelantado las inversiones a largo plazo, como la compra de equipos o la expansión de un edificio; eso limitará el circulante. Es mejor usar deuda para financiar estos proyectos. Además, considera refinanciar los activos fijos para liberar capital.

       7. Reduce el desperdicio y agiliza las operaciones

Aumente la productividad y la rentabilidad de tu empresa eliminando cuellos de botella, sobreproducción, equipos ineficientes y otras fuentes de residuos. Los empleados son tu mejor fuente de ideas, así que involúcralos.